Hvordan lager jeg en kontingentliste til årsmøtet i foreningen
Du lager en kontingentliste ved å ta utgangspunkt i medlemslisten og legge til to kolonner: beløp som skal betales og status (betalt/ikke betalt). Til årsmøtet holder det at listen viser navn, hva hver enkelt skylder, og om pengene har kommet inn – da kan styret legge den frem uten å gjette seg frem til tallene.
Hva listen må inneholde
En kontingentliste til årsmøtet trenger minimum fire ting: medlemsnavn, kontingentbeløp, betalingsstatus og dato for siste oppdatering. Uten dato vet ingen om tallene er ferske eller fra i fjor. Hvis foreningen har ulike satser (for eksempel familiemedlemskap eller støttemedlemskap), bør satsen stå ved siden av navnet – ikke bare i vedtektene.
Lag listen i forkant, ikke kvelden før
Start med medlemslisten slik den er registrert hos foreningen. Legg inn hvem som skal betale hva, og send en betalingsbeskjed til hver enkelt med egen referanse, slik at innbetalingen kan spores tilbake til riktig person. Gjør dette i god tid før årsmøtet, ikke dagen før – da rekker du å rydde opp i feil før tallene legges frem.
Knytt hver innbetaling til riktig medlem
Den vanligste feilen er at penger kommer inn på konto eller Vipps uten at noen vet hvem de kom fra. Løsningen er at hvert medlem får sin egen referanse når beskjeden sendes ut, slik at du kan krysse av i listen etter hvert som pengene kommer inn, i stedet for å lete i kontoutskriften.
Hva vedtektene og loven sier
I Norge finnes det ingen egen lov for foreninger tilsvarende aksjeloven – det er foreningens egne vedtekter som bestemmer hvordan kontingent fastsettes og hva som skjer ved manglende betaling, for eksempel tap av stemmerett på årsmøtet. Sjekk derfor foreningens vedtekter før du setter en frist eller en konsekvens i listen. Er du i et annet land, må du sjekke hvilke regler som gjelder for foreninger der.
Legg listen frem på årsmøtet
Til selve årsmøtet holder det å vise en oppsummering: antall betalende medlemmer, antall restanser og eventuelt totalbeløp innbetalt. Detaljene (hvem som mangler å betale) trenger ikke leses opp for alle, men bør være tilgjengelig for styret og kontrollkomiteen om noen spør.
Oppdater listen etter årsmøtet
Når årsmøtet er over, fortsetter kontingentarbeidet. Oppdater listen når flere betaler, og vurder om de som fortsatt ikke har betalt skal få en purring. Hold listen samlet ett sted, slik at neste styre ikke må starte fra null.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan lager jeg en kontingentliste til årsmøtet i foreningen?
Du tar medlemslisten, legger til kontingentbeløp og betalingsstatus for hvert medlem, og oppdaterer den etter hvert som innbetalinger kommer inn. Til årsmøtet holder det med en kort oppsummering av status.
Må kontingentlisten legges frem i sin helhet på årsmøtet?
Det avhenger av foreningens vedtekter. I Norge er det ingen generell lov som krever dette for foreninger, så sjekk hva som står i deres egne vedtekter om hva årsmøtet skal informeres om.
Hva gjør jeg hvis noen ikke har betalt kontingent før årsmøtet?
Noter det i listen som restanse og følg det som står i vedtektene om konsekvenser, for eksempel tap av stemmerett. Vi lover ikke at purringer alltid gir betaling, men listen gjør det tydelig hvem som mangler å betale.
Kan jeg bruke Vipps til å holde oversikt i kontingentlisten?
Ja, du kan sende betalingsbeskjed med egen referanse til hvert medlem og krysse av i listen når betalingen kommer inn på Vipps.
Hvor ofte bør kontingentlisten oppdateres før årsmøtet?
Så ofte som det kommer inn betalinger, slik at tallene som legges frem på årsmøtet er ferske og ikke fra flere uker tilbake.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.