Hva skal jeg gjøre når jeg overtar som kasserer og trenger oversikt over kontingentbetalinger
Start med å få medlemslisten over på ett sted og se hvem som faktisk har betalt kontingent for året. Deretter sender du en betalingsbeskjed med egen referanse til hver enkelt, og krysser av etter hvert som pengene kommer inn på Vipps.
Skaff medlemslisten først
Be avtroppende kasserer om medlemslisten med navn, kontaktinfo og hva som er betalt til nå. Legg listen inn i Kontingent slik at hele styret ser samme oversikt, i stedet for et regnskapsark bare du har tilgang til.
Send betalingsbeskjed med egen referanse
Hvert medlem får en betalingsbeskjed med sin egen referanse. Det gjør at innbetalinger på Vipps automatisk kan kobles til rett person, i stedet for at du må gjette hvem en overføring kommer fra.
Kryss av når pengene kommer inn
Når kontingenten dukker opp på Vipps, krysser du av i listen. Da vet styret nøyaktig hvem som har betalt og hvem som ikke har det, uten at det ligger i hodet ditt eller på løse lapper.
Overlapp med forrige kasserer
Be om en kort overlapp der forrige kasserer viser hva som er betalt, hva som mangler, og om noen har fått avtale om betaling i flere runder. Skriv det ned i medlemslisten samme dag, før detaljene glemmes.
Personvern på medlemsopplysninger
I Norge regulerer personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR) hvordan foreningen skal behandle navn, kontaktinfo og betalingsstatus til medlemmer. Hold deg til det medlemmene faktisk trenger å oppgi for å betale kontingent, og sjekk egne regler hvis foreningen holder til utenfor Norge.
Vanlige feil nye kasserere gjør
Den vanligste feilen er å stole på minnet eller en gammel kontoutskrift i stedet for å ha én liste alle i styret kan se. Den andre er å sende samme påminnelse til alle, selv de som allerede har betalt, noe som skaper unødvendig irritasjon.
Kom i gang med oversikten
Du trenger ikke ha alt klart fra dag én. Legg inn medlemslisten slik den er nå, send ut betalingsbeskjeder, og bygg oversikten videre etter hvert som pengene kommer inn.
Ofte stilte spørsmål
Hva skal jeg gjøre når jeg overtar som kasserer og trenger oversikt over kontingentbetalinger?
Legg medlemslisten inn på ett sted, send hver enkelt en betalingsbeskjed med egen referanse, og kryss av i listen når kontingenten kommer inn på Vipps.
Hvordan vet jeg hvem som allerede har betalt kontingent før jeg overtok?
Be forrige kasserer om en oppdatert liste over betalt og ikke betalt, og legg den inn som utgangspunkt før du sender nye betalingsbeskjeder.
Må jeg purre alle medlemmene på nytt når jeg blir ny kasserer?
Nei, bare de som ifølge listen ikke har betalt. Å sende purring til alle skaper forvirring hos medlemmer som allerede har gjort opp for seg.
Hvordan holder jeg medlemslisten oppdatert gjennom hele året?
Kryss av i Kontingent hver gang en betaling kommer inn på Vipps, så følger listen med i stedet for å samles opp til slutten av året.
Kan hele styret se hvem som har betalt kontingent?
Ja, når listen ligger i Kontingent i stedet for i et privat regnskapsark, kan styret se samme oversikt uten å spørre kasserer hver gang.
Hvilke opplysninger om medlemmer bør jeg registrere som ny kasserer?
Registrer det som er nødvendig for å sende betalingsbeskjed og følge opp betaling. I Norge setter personopplysningsloven og GDPR rammer for hvor mye du bør lagre, så sjekk hva som gjelder der foreningen holder til.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.