Kontingentliste til årsmøtet: hva den bør vise, og hvorfor
På årsmøtet skal styret legge fram regnskapet, og kontingenten er ofte lagets viktigste inntekt. En ryddig liste over hvem som har betalt gjør det lett å svare på spørsmål – og den er det mest verdifulle du kan gi videre når vervet går til en ny kasserer.
Hva listen bør inneholde
For hvert medlem: navn, kontaktinformasjon, referanse, beløp, om kontingenten er betalt og hvilken dato. Summer til slutt hvor mye som er innbetalt og hvor mye som står åpent. Det er nok til å forklare kontingentinntekten i regnskapet.
Eksporter som CSV
En CSV-fil kan åpnes i Excel, Numbers og Google Sheets, og kan legges ved regnskapet eller i lagets felles mappe. Bruk semikolon som skilletegn og UTF-8, så kommer æ, ø og å riktig ut i norsk Excel.
Vær varsom med personopplysninger
Medlemslisten inneholder navn og kontaktinformasjon. Del den med dem som trenger den – styret og revisor – og ikke legg den ut åpent. Til årsmøtet holder det ofte med summene.
Overlevering til ny kasserer
Økonomiansvaret skifter ofte mellom personer. Gi neste kasserer fjorårets kontingentliste, en kort beskrivelse av hvordan medlemmene betaler, lagets Vipps-nummer og hvem som har tilgang til bankkontoen. Da starter den nye sesongen der den forrige sluttet.
Start neste sesong fra listen
Bruk fjorårets liste som utgangspunkt: fjern dem som har meldt seg ut, legg til nye medlemmer, og gi alle en ny referanse for den nye sesongen.
Ofte stilte spørsmål
Må kontingentlisten vises på årsmøtet?
Det avgjør laget selv og vedtektene. Ofte holder det å vise summene i regnskapet, og ha listen tilgjengelig for styret og revisor.
Hvor lenge bør laget ta vare på listen?
Følg det regnskapsføreren eller revisoren anbefaler for lagets regnskapsbilag, og slett medlemsopplysninger laget ikke lenger trenger.
Hva er forskjellen på CSV og Excel-fil?
CSV er ren tekst med verdier skilt av semikolon eller komma. Den kan åpnes i alle regnearkprogrammer og er lett å flytte mellom systemer.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.