Slik får du oversikt over hvem som har betalt kontingent
De fleste lag har mange medlemmer, en fast kontingent og en kasserer som gjør jobben på fritiden. Problemet er sjelden å få inn pengene – det er å vite hvem som faktisk har betalt. Her er en enkel metode som fungerer for idrettslag, korps, kor og velforeninger, med eller uten et stort klubbsystem.
Start med én medlemsliste
Samle alle medlemmene i én liste før sesongen starter: navn, e-post eller telefon, og beløpet hvis noen betaler noe annet enn standard (familie, junior, støttemedlem). Har laget listen i Excel, Google Sheets eller et gammelt regneark, holder det å eksportere den som CSV. Det viktigste er at det finnes én liste, ikke tre versjoner hos tre styremedlemmer.
Gi hvert medlem en egen referanse
Når medlemmene betaler med Vipps eller bankoverføring, står det ofte bare et navn – og ikke alltid navnet på medlemmet. Foreldre betaler for barn, og ektefeller betaler for hverandre. Gi derfor hvert medlem en kort referanse, for eksempel K2026-014, og be dem skrive den i meldingsfeltet. Da kan du matche betalingen mot riktig person på sekunder.
Kryss av når pengene kommer inn
Gå gjennom innbetalingene fra Vipps-rapporten eller nettbanken en gang i uken i innkrevingsperioden, og kryss av hvert medlem som har betalt, med dato. Det tar noen minutter når referansene er på plass. Resultatet er en liste som til enhver tid svarer på tre spørsmål: hvem har betalt, hvem mangler, og hvem har passert fristen.
Purr bare de som mangler
Med en oppdatert liste slipper du å sende påminnelse til alle. Send en vennlig beskjed til dem som ikke har betalt, med beløp, Vipps-nummer og referanse på nytt. De fleste har bare glemt det.
Ta med eksporten til årsmøtet
Eksporter listen som CSV når sesongen er over. Den viser hvem som har betalt, beløp og dato, og kan legges ved regnskapet. Den er også det beste du kan gi til neste kasserer når vervet går videre.
Ofte stilte spørsmål
Trenger laget et eget klubbsystem for å holde oversikt over kontingent?
Nei. Store klubbsystemer gjør mye mer enn kontingent, og koster deretter. For et lite lag er en ryddig medlemsliste med referanser og avkrysning ofte nok.
Hva gjør jeg når noen betaler uten referanse?
Se på navn, beløp og dato, og spør medlemmet hvis du er usikker. Kryss av og noter hvem som betalte, så slipper du samme spørsmål neste år.
Hvor ofte bør jeg sjekke innbetalingene?
En gang i uken holder i innkrevingsperioden, og en siste gang rett etter betalingsfristen før du sender påminnelser.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.